De controle van facturatiegegevens, wat moet je weten?

Vanaf 6 december is GreenIQ de facturatiegegevens van (onze klant)accounts gaan controleren op juistheid. Het kan zijn dat dit consequenties heeft voor jouw account en je bestellingen op greeniq.nl. Wat dit precies inhoudt leggen we in deze handleiding uit.

• Waarom checken we de facturatiegegevens?
• Wat betekent dit voor mij?
• Stappenplan: het corrigeren van je facturatiegegevens

• *Info:** Als je vragen over de ongeldigheid van je BTW-nummer of verdere hulp nodig hebt met het correct instellen kan je het beste even contact met ons opnemen , dan kijken we graag met je mee.

===== Waarom checken we de facturatiegegevens? =====

Uit intern onderzoek blijkt dat niet alle facturatiegegevens in GreenIQ accounts correct zijn ingevuld bij zakelijke accounts. Als onderdeel van ons due diligence-proces en onze wettelijke verplichting om de facturatiegegevens van onze klanten te controleren gaan we hier nu actief op controleren. 

Het kan bijvoorbeeld zijn dat een BTW-nummer niet meer actief is, of misschien veranderd is na het aanmaken van je account. Het is ook mogelijk dat de gegevens in je GreenIQ account niet overeenkomen met het ingevoerde BTW-nummer. Om ervoor te zorgen dat alle data up to date en geldig is zullen we periodiek checks uitvoeren om dit te controleren voor al onze klanten.

Als je geen zakelijke klant bent geldt deze handleiding niet voor jou en kan je dit verder negeren. Op het moment dat je een zakelijke klant bent zijn er verschillende situaties mogelijk, wat je per geval kan doen leggen we hier uit.

Er zijn een aantal statussen mogelijk bij je BTW-nummer. Je kan de huidige status altijd terugvinden bij je persoonlijke gegevens .

Als je facturatiegegevens gecheckt en gevalideerd zijn zal je een groen vinkje te zien krijgen in het BTW-nummer veld bij je persoonlijke gegevens . In dit geval is er niks aan de hand en zijn je gegevens correct bevonden.

Wanneer je facturatiegegevens nog gevalideerd worden door ons krijg je dit te zien in je klantenpaneel als melding bovenaan de pagina, ook zie je dit terug bij je persoonlijke gegevens in de vorm van een gele zandloper.

We zijn bezig met het controleren van je BTW-nummer en bijbehorende gegevens, waarbij het even kan duren voordat dit voltooid is. Als je het vermoeden hebt dat dit te lang duurt kan je altijd even contact met ons op nemen, dan kijken we met je mee.

Bij deze status zijn je facturatiegegevens ongeldig bevonden door onze checks. Deze status is te zien op elke pagina in het klantenpaneel, en in de vorm van een rode gevarendriehoek bij je persoonlijke gegevens. Om dit op te lossen kan je je gegevens corrigeren bij je persoonlijke gegevens . Bij de volgende alinea leggen we uit hoe je dit precies kan doen.

==== Stappenplan: het corrigeren van je facturatiegegevens ====

Wanneer je facturatiegegevens ongeldig zijn zal je een paar stappen moeten doorlopen om te zorgen dat ons systeem ze kunnen goedkeuren. 

• Navigeer naar je persoonlijke gegevens in je klantenpaneel. Hiervoor log je eerst in op greeniq.nl.
• Bovenaan de pagina zal je een overzicht te zien krijgen met de gegevens van de Europese VIES database , naast de gegevens die je op greeniq.nl hebt ingevoerd. Het is de bedoeling dat deze matchen met elkaar.
• Vergelijk de data, en vul onder dit overzicht de juiste gegevens in die overeenkomen met de gegevens die bij de Europese VIES database.
• Klik op opslaan om de gegevens te laten verifieren door ons systeem. 
• Als alles juist is ingevuld en overeenkomt met de VIES database zal de melding verdwijnen, waarna je weer up to date bent met je gegevens.

Voor vragen kan je natuurlijk altijd terecht op onze supportkanalen, dan helpen we je graag zo snel mogelijk verder!